В условиях активного внедрения информационно-коммуникационных технологий библиотечный фонд остается важнейшим источником культурной и исторической значимости. За 183 года существования библиотеки, ее фонд формировался многими поколениями библиотечных работников, и у него высокий исторический потенциал. Формирование библиотечного фонда всегда было сложной и многоаспектной задачей, любой фонд нуждается в постоянном пополнении и обновлении.

С 1931 г. библиотека, единственная в области, получала платный обязательный экземпляр. Вплоть до 1995 г. 80% всех печатных изданий, выходящих в стране, поступало в фонды библиотеки им. А.И. Герцена.

В 70-80гг. XX века комплектование библиотеки перешло на качественно новый уровень работы и стало носить научный характер. Было разработано Положение о комплектовании книжных фондов, проведено изучение фонда, результаты которого легли в основу тематико-типологического плана комплектования (профиля) библиотеки. Здесь были учтены универсальный и научный характер библиотеки, широкий диапазон пользователей, спектр всех читательских потребностей. В библиотеку поступало много спецвидов технической литературы, нот, грампластинок, комплектов открыток. То есть комплектование имело большую значимость и являлось важнейшим критерием библиотечной работы.

И сейчас главной задачей отдела остается организация планомерного, своевременного, продуманного комплектования всеми видами документов.

Для этого его сотрудники прилагают все усилия для поиска оптимальных путей приобретения изданий. В работе используются самые разные источники их распространения – издательства, книготорговые фирмы, Интернет-магазины, внедряются все новые формы сотрудничества с поставщиками в едином информационном пространстве.

В наши дни для библиотеки большую значимость приобрели безвозмездные поступления. Издания (отдельные и целые коллекции) поступают от авторов, общественных организаций, государственных структур (Министерство культуры РФ, Государственная Дума), издательств, посольств, фондов (РГНФ ).

Ведется планомерное, оперативное и продуманное комплектование фонда библиотеки всеми видами документов на основе тематико-типологического плана, который определяет политику формирования библиотечного фонда КОГБУК «КОУНБ им. А. И. Герцена».

Основным направлением деятельности отдела по-прежнему остается организация текущего комплектования. Все вновь поступившие книг, ноты, электронные диски, ставятся на индивидуальный учет. Присваивается каждому экземпляру свой уникальный инвентарный номер. И на основе этих инвентарных номеров формируются Инвентарные книги. Эта работа ведется уже более ста лет.

Есть уникальная возможность увидеть первые Инвентарные книги нашей библиотеки, когда она еще носила имя Императора Николая I.

А так выглядит Инвентарная книга сегодня, которая формируется автоматический в программе Opac Global:

В организацию процесса комплектования прочно вошли информационные технологии. Сегодня невозможно себе представить технологические процессы отдела без интернета, электронной почты.

В 2010 г. наш отдел одним из первых стал осваивать и внедрять программу Opac Global, заимствовать записи из Либнета для индивидуального учета. С 2012г. на книги абонемента стали приклеивать RFID-метки. На сегодняшний день практически все технологические процессы по комплектованию и учету библиотечного фонда автоматизированы.

Отдел обеспечивает порядок учета библиотечного фонда, предоставляет данные для государственной статистики, отчетности библиотеки (осуществляет общебиблиотечный учет поступления, выбытия документов, движения фонда). Оказывает методическую и практическую помощь библиотекам региона по всем вопросам комплектования и учета фондов.

Заведующая отделом комплектования
Кузнецова Евгения Николаевна